Большинство людей изучают тайм-менеджмент попутно, ведь это необходимая составляющая выполнения любой работы. Однако, как и в большинстве случаев, чем больше вы инвестируете во что-то, тем крупнее будет вознаграждение.

Для достижения краткосрочных или долгосрочных целей тайм-менеджмент очень важен при определении приоритетных задач, планировании сроков, встреч, проектов, работе с почтой и т.д., не говоря уже о семейных обязанностях. Что можно предпринять, чтобы вернуть какую-то часть времени себе? Как и большинство умений, практические навыки по планированию времени тоже можно отточить, приложив лишь немного старания и сил.

Чтобы помочь извлечь максимум пользы из рабочего дня, портал CIO.com, используя информацию из TheWashingtonPost, TheHuffingtonPostи theChicagoTribune, составил список своих рекомендаций. Итак:

1. Главное — планирование: составляйте списки дел и пользуйтесь имеющимся у вас инструментарием

Темп, в котором большинство из нас сегодня работает, просто сумасшедший, и документирование мыслей и задач – единственный способ убедиться, что все запланированное не останется неосуществленным. При составлении списков не забывайте записывать все по максимуму – это поможет вам быстрее отыскать и отследить, при необходимости, задание быстрее. У большинства из нас сейчас всегда под рукой планшет, смартфон или ноутбук. В каждом из них есть какой-то встроенный или предварительно установленный инструментарий тайм-менеджмента, но зачастую этот инструментарий используется недостаточно.

В Outlook, например, есть возможности по составлению, отслеживанию и сохранению списков и примечаний вместе с календарем, прекрасный инструмент для планирования проектов, назначения встреч и напоминаний. И в iPad, и в Android есть уже установленные приложения для составления заметок и календари, а в магазинах приложений доступно бесчисленное множество программ по тайм-менеджменту.

Если вы приверженец старой школы, то иметь обычную записную книжку тоже отличная идея. Каким бы средством вы не пользовались, ваши мысли и задачи всегда будут хорошо организованы.

Когда следует составлять свой список дел? Как вариант — в конце рабочего дня. Вспомните все события дня и тщательно распланируйте свою стратегию на день грядущий. Если будете так поступать, то сэкономите не одну бессонную ночь.

Другой вариант – составление списка, в который будут включены все ваши задания – и личные, и деловые. Как только ваш список будет составлен, просмотрите его еще раз и задайте себе следующие вопросы: Нужно ли вам назначать встречи? Можете ли вы передать на выполнение эти задания кому-то еще? Так ли необходима эта встреча?

Пусть эти списки не будут слишком длинными, иначе они станут неуправляемыми; по возможности, их следует категоризировать или разбивать мна отдельные задачи. Самое главное – где-то задокументировать свои задачи по пунктам, чтобы вы наконец смогли выкинуть их из головы и сосредоточиться на задании, которое сейчас выполняете.

2. Фокус с одновременной постановкой нескольких задач не работает

Чжен Вонг, исследователь и профессор коммуникаций в Государственном университете штата Огайо говорит, что среди людей бытует миф, будто мультизадачи сделают их более производительными. Но оказывается, что они неправильно воспринимают те положительные чувства, которые получают от постановки нескольких задач одновременно. Более производительными они не становятся, они лишь ощущают большее эмоциональное удовлетворение от своей работы.

Люди работают наиболее эффективно, если они сконцентрированы на выполнении одного задания. Мудрость гласит, что лучше закончить одну работу, чем начать пять новых дел.

3. Приоритеты, приоритеты, приоритеты

Еще раз посмотрите свои списки текущих дел и определите в них главные приоритеты. Беритесь за самые важные и сложные задания тогда, когда вы чувствуете себя более сосредоточенным и активным.

Для многих это время наступает утром, а вот для других оно приходит, когда все уходят из офиса в конце рабочего дня.

4. Ставьте цели и определяйте сроки их исполнения

Задания и проекты должны иметь свои сроки выполнения и конкретные цели – это прекрасный способ оценки собственного прогресса и успеха.

Сроки исполнения важны для достижения результатов любого проекта или задания. Если не устанавливать себе реалистичных временных рамок и не управлять ими, они могут стать главным источником стресса. Если не дать себе или своей команде достаточно времени, это может закончиться огромным давлением на всех участников.

Всегда оставляйте немного больше времени, чем вы предполагаете потратить, это поможет вам избежать ненужных задержек. Если придерживаться поставленных сроков исполнения, то выполнять задания можно гораздо быстрее.

Цели бывают следующие конкретные, поддающиеся оценке, сконцентрированные на действии, реалистичные и конкретные по времени.

Устанавливайте для себя как долгосрочные, так и краткосрочные цели. В ежедневном микрокосме потеряться очень легко – цели помогают быть на плаву и представлять себе окружающую картину в целом. Рассматривайте цели как неотъемлемую часть своей карьеры и необходимую составляющую своей ежедневной работы. Если хотите стать успешным, необходимо ставить, а затем и стараться достичь поставленных целей. Это поможет вам задать направление и правильно расставить ориентиры и делать то, что действительно важно.

Итог: у вас всегда должны быть четко поставленные цели, задачи и сроки исполнения.

5. Используйте свое время по максимуму

У нас у всех есть какое-то время в течение дня, которое можно использовать еще лучше – например, во время поездки на работу, выполнения гимнастики или принимая душ. Используйте это время, чтобы визуализировать свой день и подумать о предстоящих целях и проектах. К тому же это прекрасное время, чтобы расставить приоритеты в своих собственных задачах.

6. Контролируйте использование своего времени

Большой шаг навстречу серьезному управлению временем – это знать, на что вы его тратите. Выделите денек или два во время рабочей недели и задокументируйте каждую свою деятельность и каждое задание, которое выполняете. Это звучит серьезно, но на самом деле все проще. Существует множество приложений по повышению производительности труда, которые подходят для использования на любой платформе.

Как только вся информация будет у вас перед глазами, станет понятно, где и на чем можно сэкономить по времени. Людей часто удивляет, что может показать этот простой на первый взгляд эксперимент.

7. Не откладывайте дела в долгий ящик

Промедление может привести вас буквально в никуда, поэтому не откладывайте важные задания на потом и не ждите до последнего момента, чтобы собрать, например, свою презентацию воедино. Это свойственно природе людей – избегать неприятных заданий. И чтобы обойти этот момент, попробуйте использовать систему вознаграждения. Запланируйте какое-нибудь развлечение для себя после выполнения сложного задания, например, 10-минутный перерыв или прогулку, или поработайте на тем, что вам больше по душе.

8. Перезарядите свои батарейки

Правильно питайтесь, регулярно занимайтесь спортом и высыпайтесь. Если вы здоровы, и все хорошо, это часто воспринимается как должное, — звучит банально, но многим из нас выполнить это бывает довольно сложно.

9. Игнорируйте отвлекающие моменты

Неважно, где вы работаете, отвлекающие моменты существуют везде — в форме электронной почты, социальных сетей, встреч или желания коллег поболтать о последней серии вчерашнего сериала, своих текущих делах или о детях.

Что можно сделать, чтобы ограничить эти отвлекающие моменты и сконцентрироваться на выполняемом задании? Если вы уже нашли время, чтобы изучить, как оно расходуется в течение рабочего дня, вы будете точно знать, с чего начать, но вот что еще можно сделать: например, поставить телефон в режим «Без звука» или установить себе определенные интервалы для проверки почты. Некоторые используют шумоподавляющие наушники или слушают музыку, чтобы заглушить другие звуки офиса, а кто-то вешает на двери кабинета табличку «Не беспокоить!».

Есть ли у вас такие коллеги или начальник, который любит заскочить в тот момент, когда вы работаете в поте лица? Есть прекрасный способ избежать этого, надо сделать упреждающую остановку перед их кабинетами, а потом начать над чем-то работать. Скажите им, что вы как раз собираетесь на важную встречу или должны поработать над заданием, которое требует предельной концентрации внимания, а затем спросите, есть ли что-то, что необходимо обсудить до того, как вы погрузитесь в работу. Конечно, с вашей стороны потребуется немного дополнительных усилий, но вознаграждение будет достойным — никто не потревожит вас и не помешает быть производительным.

Что бы вы ни делали, избавляйтесь от отвлекающих моментов, чтобы сосредоточиться на выполняемом задании без проблем.

10. Делегируйте обязанности

Вы всегда в бегах или опаздываете? Пропускаете обед или едите, не отходя от рабочего места? Есть вероятность, что вы не умеете делегировать обязанности. Неумение правильно делегировать задания может стать фактором, которое сильно ограничит ваш карьерный рост. В сутках 24 часа и каждый из нас – это всего лишь один человек. Основатель VirginGroupи миллиардер Ричард Брэнсон говорит об этом так: «Я научился делегировать задания с юных лет. Фактически удалив себя из офисных стен, я смог начать новое крупное предприятие». Вне зависимости от того, что, по вашему мнению, вы можете сделать это лучше, некоторые задания следует делегировать, тогда вы можете сосредоточиться на своих приоритетных задачах или взять на себя новые обязательства.

Делегирование – это не процесс «поставил задачу и забыл», он требует вдумчивости и систематической работы. Вот шесть полезных шагов, которые помогут вам эффективнее делегировать задания и проекты:

1. Знайте своих подчиненных. Каковы их сильные/слабые стороны?
2. Ставьте цели, и пусть об этом будет известно.
3. Устанавливайте точки контроля и сроки исполнения задач.
4. Расскажите коллегам, какие ресурсы находятся в их распоряжении.
5. Будьте доступны для любых вопросов. Периодически контролируйте процесс и смотрите, как идет выполнение задания.
6. Дайте исполнителям немного больше времени, чем необходимо. Количество времени, которое требуется вам, часто отличается от того, которое нужно другому человеку и который не выполняет подобные задания так же часто.

Делегирование заданий – это ежедневная часть ИТ-менеджмента, которая помогает лучше управлять временем, что значительно повышает вашу производительности труда.

Разберитесь в себе

Большая часть тайм-менеджмента касается знания своего собственного поведения. Как только вы поймете, что мешает вашей производительности, то быстро найдете собственные способы, как с ними справиться.